Obvestilo o varovanju osebnih podatkov pri obravnavi prijav za zaposlitev v podjetju Studio Moderna d.o.o
Ta Pravila zasebnosti za iskalce zaposlitve (v nadaljevanju »Pravila«) določajo, kako bodo vaši osebni podatki obdelani v postopku obravnave vaše prijave za zaposlitev v podjetju Studio Moderna d.o.o., Podvine 36, 1410 Zagorje ob Savi (v nadaljevanju »Studio Moderna«, »Upravljalec«), in opredeljujejo vaše pravice pri obdelavi osebnih podatkov.
Varovanje vaših osebnih podatkov in zagotavljanje vseh ostalih poslovnih podatkov je v podjetju Studio Moderna pomembna skrb. V postopku prijav na prosta delovna mesta ali prijav brez razpisa, ravnamo zaupno in v skladu z zakonskimi določili, vključno z določili Splošne Uredbe o obdelavi osebnih podatkov (GDPR) in veljavnega Zakona o varstvu osebnih podatkov.
Pooblaščena oseba za varstvo osebnih podatkov
Studio Moderna d.o.o., kot odgovorna pravna oseba za obdelavo osebnih podatkov, ki ste jih posredovali za namen prijave zaposlitve, je imenovala pooblaščeno osebo za varstvo osebnih podatkov, na katero se lahko kadarkoli obrnete v primeru vprašanj glede obdelave vaših osebnih podatkov ali izvrševanja pravic v povezavi z vašimi osebnimi podatki.
Kontaktni podatki pooblaščene osebe za varstvo osebnih podatkov:
Studio Moderna d.o.o.
Za: Katja Resnik, Pooblaščena oseba za varstvo osebnih podatkov
Litostrojska cesta 52
1000 Ljubljana
Ali preko elektronske pošte: dpo-si@studio-moderna.com
Prijava na razpisana prosta delovna mesta
Prijava na razpisana prosta delovna mesta je možna:
- Neposredno na elektronski naslov odgovornega oddelka kadrovske službe recruitment@studio-moderna.com ali na druge načine prejemanja prijav (npr. pošta, elektronski naslovi drugih zaposlenih);
- Preko različnih portalov za iskanje zaposlitve, skladno z njihovimi splošnimi pogoji in s temi Pravili.
Vaša prijava na razpis bo obdelovana le s strani odgovorne osebe oddelka kadrovske službe in zaposlenih, ki so vpleteni v proces izbire delovnega mesta, na katerega ste se prijavili.
Kategorije podatkov, ki jih obdelujemo
Studio Moderna d.o.o. obdeluje podatke, ki jih posredujete v postopku prijave, in sicer:
- Osnovni podatki (npr. ime, priimek, datum rojstva, naslov, kontaktni podatki);
- Podatki o izobrazbi, izkušnjah in ostali podatki;
- Listine, ki nam jih posredujete tekom procesa (npr. potrdila o izobrazbi, priporočila);
- Rezultati strokovnih testov in psiholoških testiranj, ki jih je tekom postopka potrebno izpolniti;
- Katerikoli ostali podatki, ki so nam posredovani ali dokumentacija, ki nastane tekom procesa zaposlovanja.
Posebne vrste osebnih podatkov
V postopku prijave podjetje Studio Moderna d.o.o. ne zahteva posredovanja posebnih vrst osebnih podatkov (npr. v povezavi z vašim zdravjem). V zaključnih fazah zaposlitve so posebne vrste osebnih podatkov (npr. za presojo vaše zmožnosti za delo v okviru medicine dela). Takšne posebne vrste osebnih podatkov bodo obdelovane skladno z 9/2(h) členom GDPR.
Vir osebnih podatkov
Primarni vir pridobitve vaših osebnih podatkov ste vi. Skladno z veljavno zakonodajo, lahko podjetje Studio Moderna d.o.o. pridobi oziroma preveri pridobljene podatke tudi iz drugih virov.
Zaposlitev
Osebni podatki posameznikov, ki jih je podjetje Studio Moderna d.o.o. zbralo tekom razpisnega postopka, bodo v primeru zaposlitve posameznika shranjeni skladno s Pravili obdelave osebnih podatkov zaposlenih v podjetju Studio Moderna d.o.o.
Namen obdelave osebnih podatkov
Postopek obravnavanja prijave za zaposlitev
Osebni podatki se primarno obdelujejo za namen morebitne sklenitve pogodbe o zaposlitvi, skladno s prijavo posameznika. Takšna obdelava obsega pregled prejetih podatkov, selekcijo med prijavljenimi kandidati, razgovore tekom procesa zaposlovanja, komunikacijo med podjetjem Studio Moderno d.o.o. v povezavi z zaposlitvenim procesom in zagotavljanje skladnosti z zakonodajo.
Obdelava omenjenih podatkov za ta namen je potrebna za izvajanje ukrepov na zahtevo posameznika, ki se je prijavil na delovno mesto, pred sklenitvijo pogodbe, torej 6/1(b) člen GDPR.
Preventivni zdravstveni pregled delavcev
Na podlagi Pravilnika o preventivnih zdravstvenih pregledih delavcev lahko na podlagi zakonske obveznosti (6/1(c) člen GDPR) podjetje Studio Moderna d.o.o. napoti potencialnega zaposlenega na predhodni preventivni zdravstveni pregled, po katerem pooblaščeni zdravnik izda zdravniško spričevalo z oceno izpolnjevanja posebnih zdravstvenih zahtev za določeno delo v delovnem okolju in z obrazložitvijo potrebnih predlaganih ustreznih ukrepov za boljše varovanje zdravja, ki ga posreduje delodajalcu.
Studio Moderna d.o.o. ne bo prejela nikakršnih zdravstvenih podatkov o posamezniku, razen oceno o primernosti za delovno mesto, skladno z zakonodajo.
Hramba osebnih podatkov za potencialna prihodnja delovna mest
Na podlagi privolitve (6/1(a) člen GDPR) tistih, ki se prijavijo na razpise, lahko podjetje Studio Moderna d.o.o., hrani njihove osebne podatke tudi za namen morebitnih primernih razpisov podjetja Studio Moderna d.o.o. v prihodnosti.
Analitika
Na podlagi zakonitega interesa lahko podjetje Studio Moderna d.o.o. obdeluje osebne podatke prijavljenih na prosta delovna mesta, za namene kadrovskega kontrolinga, analitičnega poročanja ipd. Analitične obdelave podatkov bodo pripravljene v agregirani in anonimizirani obliki (npr. število prijavljenih na delovna mesta).
Dostop do podatkov
Dostop do vaših osebnih podatkov imajo le tisti zaposleni v podjetju Studio Moderna d.o.o., ki so vpleteni v proces zaposlitve (npr. vodje oddelkov, zaposleni v kadrovskem oddelku).
Studio Moderna d.o.o. lahko v proces zaposlovanja vključi obdelovalce osebnih podatkov, ki bodo le te obdelovali v imenu Studio Moderna d.o.o. in le za zgornje namene, na podlagi določenih pogodb, vključno pogodb o obdelavi osebnih podatkov. Morebitni obdelovalci so lahko tudi povezane družbe podjetja Studio Moderna d.o.o.. V kolikor bo obdelava osebnih podatkov zahtevala izvoz v tretje države, bodo sprejeti potrebni ukrepi za varovanje podatkov, skladno z GDPR.
Obdobje hrambe
Po zaključku postopka obravnave prijav za zaposlitev, so vaši osebni podatki hranjeni samo toliko časa, kolikor smo to dolžni hraniti skladno z veljavno zakonodajo. Poleg tega, vaše osebne podatke lahko hranimo še za obdobje, v katerem imate možnost uveljavljati pravno varstvo.
Na podlagi zgornjega obdelujemo dve vrsti dokumentacije, v katerih se obdelujejo vaši osebni podatki:
1. Dokazila o izpolnjevanju razpisnih pogojev za zasedbo prostega delovnega mesta, ki ste jih priložili vlogi za zaposlitev (npr. diplome, spričevala, življenjepis, potrdila o dodatnih znanjih in kvalifikacijah, priporočila), ki so namenjena dokazovanju primernosti za razpisano delovno mesto.
- Ta dokumentacija bo hranjena do roka, ko je zoper odločitev o zaključku izbirnega postopka mogoče vložiti pravno sredstvo (v 30-dneh po zaključenem izbirnem postopku, o zaključku katerega vas bomo obvestili najkasneje v 8-ih dneh po tem). Po tem roku vam bomo na vašo zahtevo dokazila vrnili ali uničili.
- V primeru vložitve pravnega sredstva bodo ta dokazila hranjena do konca pravnomočnosti postopka.
- V primeru, da ste podali soglasje za morebitna primerna delovna mesta v prihodnosti, bomo dokazila hranili do preklica soglasja z vaše strani oziroma največ 1 leto (kar nastopi prej).
2. Dokumentacija, ki nastane v izbirnem postopku (npr. objava prostega delovnega mesta, vloge kandidatov, sklep o imenovanju izbirne komisije, analiza vlog, vabila na razgovore, testi oziroma preizkusi znanja, zapisi izbirnega postopka, sklep o izbiri, obvestila izbranem in neizbranem kandidatu, pritožbe), in ki je namenjena odločanju o izbiri najprimernejšega kandidata in obenem služi kot dokaz, da je bil postopek izbire kandidata izveden pravilno.
- Ta dokumentacija bo hranjena dokler je mogoče uveljavljati pravice, ki izvirajo iz izbirnega postopka oziroma je možno vložiti ovadbo ali odškodninsko tožbo. Dokumentacija bo hranjena pet let od dneva odločitve o izbiri, v kolikor zoper odločitev ni bilo vloženo nobeno pravno sredstvo.
Varnost pri obdelavi osebnih podatkov
Studio Moderna d.o.o. se pri obdelavi vaših osebnih podatkov trudi sprejeti vse tehnične in organizacijske ukrepe za zagotovitev primerne ravni njihovega varovanja in zaščite. Neprenehno se trudimo izboljšati naše varnostne ukrepe in jih ohraniti v skladu s stanjem tehnike.
Pravice posameznikov
GDPR zagotavlja posameznikom določene pravice, in sicer:
- Pravico do dostopa: zahtevajte informacije o tem, kako in katere podatke o vas obdelujemo;
- Pravico do popravka, izbrisa, ugovora ali omejitve obdelave, v kolikor so izpolnjene zakonske zahteve;
- Pravico do preklica privolitve, v kolikor obdelava poteka na podlagi privolitve, kar pa ne vpliva na zakonitost obdelave pred preklicem;
- Pravico do prenosljivosti podatkov.
V kolikor jih želite uveljavljati, se lahko obrnete na osebo, pooblaščeno za varstvo osebnih podatkov, ki je določena zgoraj.
V kolikor menite, da kršimo določila tega pravilnika ali veljavne zakonodaje pri obdelavi vaših osebnih podatkov, lahko kadarkoli vložite pritožbo pri nadzornemu organu za varovanje osebnih podatkov, in sicer Informacijskemu Pooblaščencu Republike Slovenije (preko elektronske pošte: gp.ip@ip-rs.si ali telefonske številke: 01 230 97 30) ali osebi, pooblaščeni za varovanje osebnih podatkov v podjetju Studio Moderna d.o.o. (kontaktni podatki so razvidni zgoraj).
Spremembe Pravilnika in objava
Pridržujemo si pravico do spremembe naših ukrepov za varnost in zaščito podatkov, če je to potrebno zaradi razvoja tehnologije. V takih primerih bomo ustrezno spremenili Obvestila o varovanju osebnih podatkov pri obravnavi prijav za zaposlitev.
Pravilnik je objavljen na spletni strani www.studio-moderna.com oziroma na zahtevo posredovan kandidatu za razpisano delovno mesto.
Ljubljana, 11.12.2019
Studio Moderna d.o.o.,
Duško Kos, Direktor